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材料管理

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根据《华中科技大学实验室材料验收管理暂行办法》(校设〔201614号,附件1,以下简称管理办法)的要求,各单位要做好本单位材料验收和领用登记工作,及时、如实、准确、详实地记录材料台账。学校将每年组织检查各单位材料验收和材料台账管理工作,并根据工作成效进行奖惩。根据学校的部署和要求,并结合学院特点,制定本实施细则。

第一条  因实验需要购买的材料,由学院各单位分管实验室工作负责人负责督促监督各课题组如实填写《华中科技大学材料验收单》(见附件2,以下简称验收单),并按要求组织老师对材料实物进行验收,验收程序应严格按管理办法的规定执行。

第二条  验收单原件作为财务报销附件,复印件一式三份,由各单位资产管理员统一编号后(编号规则见附件3),课题组、各单位、学院各保存一份。其中学院保存的验收单应于提交财务报销单据时,一并提交到学院财务科,由学院财务科收集汇总后,逐月交学院资产管理员存档。

第三条  各单位资产管理员和学院资产管理员收到验收单后,应填写《电气学院材料验收单与台账清单》(见附件4)的验收单信息栏,及时、准确、翔实地记载验收单收集、汇总情况。

第四条  依据“谁购买,谁保管,谁负责”的原则,各课题组应建立《电气学院材料台账》(见附件5),台账应记录验收单编号,填写的购入信息与验收单信息一致,一批次一单,要详细记录材料保管地点信息和领用信息,单批次材料领用完毕之前,材料台账由课题组负责保管。

第五条  单批次材料领用完毕后,课题组应将材料台账复印一式两份,一份交所在单位资产管理员核对、存档,另一份由单位资产管理员汇总,逐月提交学院资产管理员存档。

第六条  各单位资产管理员和学院资产管理员收到材料台账后,应核对之前在《电气学院材料验收单与台账清单》(见附件4)记载的验收单信息,在对应的台账信息栏填写台账收集、汇总情况,以便动态掌握材料库存和领用情况。

第七条  验收单、材料台账的保存方式、年限按照学校管理办法的要求执行。

第八条  学院将不定期组织对材料库存情况进行抽查核查,对于超过一定年限仍未领用完成的材料进行重点抽查。

第九条  各课题组是材料验收、保管、领用的责任主体,应提高认识,积极主动做好相关工作;各单位分管实验室工作负责人代表单位履行监管责任,应对相关工作进行指导和监督;各单位资产管理员应按学校管理办法的要求,参与材料验收工作,并做好本单位台账的核对、存档管理工作。

第十条  本实施细则执行流程见附件6

第十一条  本实施细则由电气与电子工程学院负责解释,自发布之日起试行。

 

电气与电子工程学院  

201691    


 附件1

《华中科技大学实验室材料验收管理暂行办法》

校设〔2016〕14号 


    第一条 为规范我校实验室材料验收管理,根据《华中科技大学国有资产管理暂行办法》(校国资〔20151号),结合工作实际,制定本办法。
    
第二条 本办法所称实验室材料(以下简称"材料"),是指用于教学、科研的易损、易耗实(试)验用物品,不包括燃料、低值易耗品、药品、办公用品。
    
第三条 实验室与设备管理处归口管理各单位的材料验收工作,并检查材料台账。
    
第四条 全校各教学、科研单位(以下统称"各单位")应根据本办法,做好本单位材料验收和领用登记工作,并及时、如实、准确、详实地记录材料台账。
    
第五条 按学校采购相关规定购置材料后,购置单位应进行验收。
材料验收时,应根据采购合同(按采购管理规定可不签订合同的,则为供货单)、发票,核对所购材料的数量和质量,填写《华中科技大学材料验收单》。
按有关规定在材料验收时需对材料批次质量进行专门检测(含取样检测)的,按相关规定执行。
    
第六条 各单位验收材料,按下列要求对材料实物验收:
    
单批次材料购置总价在5千元以下的,至少有1名学校在编在岗职工验收签名;
    
单批次材料购置总价在5千元(含)以上的,至少有2名在编在岗职工验收签名,其中:
    
单批次材料购置总价在1万元(含)以上的,本单位设备管理员须参与验收并对材料验收单复核签名;
    
单批次材料购置总价在5万元(含)以上的,本单位仪器设备分管领导应参与验收并对材料验收单复核签名,并加盖单位公章;
    
单批次材料购置总价在10万元(含)以上的,应同时通知实验室与设备管理处派观察员参加材料验收并签名,验收单副本送实验室与设备管理处备案。
    
任何人不得作为本人所购材料的验收人。
    
第七条 办理材料报销时须附上材料验收单。
    
第八条 各单位的材料台账,须详细记录各材料的购入、领出信息及库存信息。
材料台账中的购入信息,应与材料验收单信息一致;材料台账中的领出信息,应与材料领用登记信息一致。
    
第九条 材料验收单、材料台账,各单位原则上应保存5年备查;涉及贵金属、宝石等贵重材料或国家管控材料的验收单、台账,各单位应保存8年备查。
    
第十条 实验室与设备管理处每年组织检查各单位材料验收和材料台账管理工作;各单位应经常性抽查核查材料库存。
    
第十一条 各单位应加强对本单位材料验收、材料台账的管理,按年度整理成册保存,并配合实验室与设备管理处组织的检查。
    
第十二条 对在材料验收、材料台账管理工作中成绩优秀的单位和个人,实验室与设备管理处提请学校予以表彰;对失职者视情节轻重,依法依规追究当事人及负责人的责任。
    
第十三条 易燃、易爆、剧毒、放射性、易制毒及其他危险材料的验收和使用,同时按国家和学校相关规定执行。
    
第十四条 本办法由实验室与设备管理处负责解释,自公布之日起施行。

 

附件2

华中科技大学实验室材料验收单

采 购 信 息

采购单位

采购经办人

经办实验室或课题组名称

供货单位

验收日期

发 票 号

采购合同号

(按规定可免签合同的不填)

验收材料清单

品名

材质规格

计价单位

单价(元)

数量

小计(元)

本批次总价

佰    拾    万    仟    佰     拾     元 (¥            )

材料用途

所属项目名称

经费代号

主要用途描述

是否用于自制仪器设备

□是,仪器设备名称(                                )

□否

验收记录栏

验收结论:

全体验收人员经验收,证实上述材料已经全部到货,品名及数量与采购合同约定(或发票清单)相符。

                       验收小组组长签字                  年   月   日

验收人员信息及签名(证件指工作证、学生证或身份证)

姓名

单位

证件名称

证件号码

职称职务

本人签名

单位设备管理员签名(单批次价格≥1万元时)

单位仪器设备分管领导签名(单批次价格≥5万元时)

实验室与设备管理处验收观察员签名(单批次价格≥10万元)

     

(单位公章)
 
   

     

 


附件3

电气学院材料验收单编号规则

材料验收单由各单位资产管理员统一编号,编号手写于材料验收单右上角,三份复印件均采用同一编号。

具体编号规则为“单位代码(两位字母)-验收年月(四位数字)-批次号(三位数字)”。

单位代码如下表所示:

单位名称

单位代码

单位名称

单位代码

电机及控制工程系

DJ

电力工程系

DL

高电压工程系

GY

应用电子工程系

YD

电工理论与电磁新技术系

DG

聚变与等离子体研究所

JB

应用电磁工程研究所

DC

电工实验教学示范中心

SY

强磁场技术研究所

QC

示例:如电机系20169月验收的第一批材料,编号应为:DJ-1609-001


附件4

电气学院材料验收单与台账清单

验收单信息

台账信息

验收单编号

本批次材料金额

验收时间

验收单提交人

资产管理员签名

归档时间

台账提交人

资产管理员签名


附件5

电气学院材料台账

入 库 信 息

验收单编号

采购单位

采购经办人

经办实验室或课题组名称

供货单位

验收日期

发 票 号

采购合同号

(按规定可免签合同的不填)

材料保存地

材料保管人

材料入库清单

品名

材质规格

计价单位

单价(元)

数量

小计(元)

本批次入库总价

佰    拾    万    仟     佰     拾     元 (¥            )

领 用 记 录

领用时间

领用用途

品名

规格

单位

数量

领用人签名

领用完毕确认

经盘点确认,本批次材料已领用完毕,领用记录真实。

经核对,本批次材料已领用完毕。

材料保管人:

单位资产管理员:

  年  月  日

  年  月  日

 

 


附件6

电气学院材料验收管理实施流程

 

 

文档下载:电气学院实验室材料验收管理实施细则(试行)20160905.doc